Rechtmatigheid

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is verplicht vanaf de jaarrekening 2023. De raad heeft op 30 maart 2023 de financiële verordening 2023 vastgesteld op basis van de toen geldende regelgeving waarin de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Op 28 maart 2024 heeft een actualisatie van de financiële verordening op basis van nieuwe voorschriften plaatsgevonden.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Een verdere toelichting op de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in deze paragraaf. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is de toetsing aan het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium bepalend.

Begrotingscriterium

Lasten op programmaniveau

De raad heeft de budgetten voor de lasten en baten op programmaniveau vastgesteld. De overschrijding en onderschrijding op de budgetten voor de baten zijn onrechtmatig, tenzij deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening zijn gemeld/toegelicht. De onderschrijding op de budgetten voor de lasten zijn onrechtmatig, tenzij deze conform artikel 5 van de financiële verordening zijn gemeld/toegelicht. Alle betreffende onder- en overschrijdingen zijn conform artikel 5 toegelicht en daarmee rechtmatig.

De overschrijding op de budgetten voor de lasten zijn onrechtmatig, ook wanneeer deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening acceptabel zijn. Acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag. Niet-acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. In onderstaand overzicht is op programmaniveau het gebruik van de budgetten voor de lasten weergegeven, en bij overschrijdingen aangegeven of ze acceptabel zijn.

Toelichting / beheersmaatregelen:

Ad 1. De niet-acceptabele onrechtmatigheid op programma 1 wordt geheel veroorzaakt door een afwaardering van Stadhuisplein 2. Na taxatie bleek dat de waardering van het pand met € 1.625.000 moest worden verlaagd. Daarnaast bleek op basis van actuariele berekeningen dat de voorziening pensioenen voormalige bestuurders met € 395.000 moest worden verhoogd , waar niet op was gerekend in de begroting.

Ad 3. De niet-acceptabele onrechtmatigheid op programma 3 is het totaal van een viertal posten:
- € 109.000 betreft een taakstelling (bezuiniging) op parkeren, die in de praktijk niet kon worden ingevuld.
- € 139.000 komt door extra dieselkosten voor Riveer, doordat de elektrische veerboten later dan verwacht in gebruik konden worden genomen. Hierbij is alleen het deel voor Gorinchem zelf als onrechtmatig opgenomen, niet de kosten die worden doorbelast aan de overige gemeenten.

Aangezien het allemaal incidentele posten betreft zijn er geen extra beheersmaatregelen nodig. Wel zal worden bekeken of de bestaande beheersmaatregelen qua intensiteit nog kunnen worden verhoogd om zo overschrijdingen nog beter te kunnen voorkomen.

Investeringsbudgettten

De raad heeft de investeringsbudgetten per post vastgesteld. De overschrijdingen op de investeringsbudgetten zijn onrechtmatig, ook wanneeer deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening acceptabel zijn. De onderschrijding op de afgesloten investeringsbudgetten zijn onrechtmatig, tenzij deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening gemeld/toegelicht zijn. Alle betreffende onderschrijdingen zijn conform artikel 5 van de financiële verordening toegelicht en daarmee rechtmatig. In onderstaand overzicht is per overschrijding van een investeringsbudget van een afgesloten investeringsbudget bepaald of deze acceptabel is. Op grond van artikel 5 van de financiële verordening acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag. Niet-acceptabele onrechtmatigheden worden hier nader toegelicht.

Voorwaardencriterium

De raad heeft het normenkader 2023 (raadsbesluiten en hogere wetgeving waaraan voor de financiële beheershandelingen moet worden voldaan) vastgesteld op 2 november 2023. In 2023 zijn voor de naleving van het normenkader de volgende onduidelijkheden en fouten vastgesteld.

Toelichting / beheersmaatregelen:

A. Dit betreft contracten die qua opdrachtwaarde boven de Europse drempel(s) uitkomen, maar niet Europees zijn aanbesteed. Sinds 2020 is dit probleem bekend. De oorzaken zijn divers:
- een beperkt aantal contracten was al voor 2020 afgesloten. Een aantal hiervan loopt in 2024 nog af, en wordt dan (indien nodig) wel Europees aanbesteed. Een ander deel (enkele softwarepakketten) wordt voorlopig bewust als onrechtmatig geaccepteerd, omdat vervanging complex is en niet op korte termijn kan. Zodra deze pakketten aan de beurt zijn voor reguliere vervanging worden ze wel Europees aanbesteed.
- een aantal contracten is wel rechtmatig Europees aanbesteed, maar door onzorgvuldig contractbeheer (met name rond de verlengopties in contracten) achteraf alsnog onrechtmatig geworden. In 2023 is software voor contractbeheer in gebruik genomen en formatie voor contractbeheer beschikbaar gesteld. Gebleken is dat nog niet alle contracten in deze beheertool zijn opgenomen. Juist bij enkele contracten die niet in het systeem zaten ging het fout bij het verlengen. Inmiddels zijn acties uitgezet om ervoor te zorgen dat wel alle contracten in de beheertool worden verwerkt en via deze tool worden beheerd.

B. Gorinchem heeft een raamovereenkomst met een detacheringsbureau voor inhuur van externe medewerkers. Helaas blijkt dit bureau niet altijd de gewenste medewerkers te kunnen leveren, of is een zodanig specialisme nodig dat deze niet via een regulier detacheringsbureau kan worden gevonden. Het contract biedt dan de mogelijkheid om de betreffende medewerkers wel via onze contractpartij in te huren (en daarmee toch rechtmatig te werken). Het blijkt dat deze uitwijk-procedure niet altijd goed wordt gevolgd, of specialisten daar niet altijd aan mee willen werken. Dit lijdt tot deze onrechtmatige inhuur. De organisatie is nogmaals gewezen op deze procedure, en waar mogelijk zijn herstelacties op lopende inhuringen gedaan. Verder is een Europese aanbesteding voor een nieuw raamcontract in voorbereiding, onderzocht wordt of hieromtrent betere afspraken kunnen worden gemaakt in het nieuwe raamcontract.

C. Onder de Europese drempel(s) is de gemeente verplicht om de Gids Proportionaliteit na te leven. Deze gids is mede daarom als basis gebruikt voor het lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uit interne controle is gebleken dat de gemeente regelmatig niet handelt conform het eigen inkoopbeleid, en daarmee ook afwijkt van de Gids Proportionaliteit. Formeel is het niet naleven van deze gids een rechtmatigheidsfout. Alleen hoeft deze fout op dit moment nog niet te worden gekwantificeerd en meegeteld te worden voor de 3%-verantwoordingsgrens. Wel moet deze afwijking worden vermeld, indien het niet om incidentele situaties gaat. Geconstateerd is dat bij ons regelmatig wordt afgeweken van de gids proportionaliteit. Daarom is dit, met waarde PM, vermeld in de tabel. Naar aanleiding hiervan is richting de teams nogmaals benadrukt dat bij inkopen vanaf € 5.000 altijd een van de inkopers moet worden betrokken. Zij bewaken dan het naleven van de inkoopregels. Verder is besloten dat het op juiste wijze inkopen zoveel mogelijk procesmatig moet worden afgedwongen door de software die we gebruiken. Probleem is wel dat het huidige financiële systeem en het huidige inkoop-systeem het volgen van het juiste proces niet kunnen afdwingen. Het nieuwe financiële systeem, dat vanaf 2025 zal worden gebruikt, gaat beide pakketten vervangen. Dan kan het juiste proces wel meer automatisch afgedwongen worden.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

In 2023 is het volgende misbruik of oneigenlijk gebruik vastgesteld.

Toelichting / beheersmaatregelen:

Punt Autisme was een leverancier van WMO zorg. Zij hebben diverse landelijke rechtzaken omtrent fraude verloren, en zijn daardoor in 2023 opgeheven. Van januari t/m april 2023 hebben zij nog wel zorg verleend aan inwoners van de Gemeente Gorinchem, waarvoor zij door de gemeente zijn betaald. Of de zorg ook in de praktijk exact conform betaling is geleverd kon door de opheffing niet meer worden vastgesteld middels een zogenaamde prestatieverklaring. Daarom zijn de betalingen aan hen als onzekerheid opgenomen.

Conclusie voor rechtmatigheidsverantwoording

Interne controle
In 2023 zijn de interne controles uitgevoerd op basis van het interne controleplan en het uitvoeringsprogramma 2023. De interne controles dragen bij aan de kwaliteit van de organisatie en sluiten aan op de doelen van de organisatieontwikkeling. Op basis van de belangrijkste geldstromen, risico's en ontwikkelingen is beoordeeld welke processen gecontroleerd worden. Bij de selectie van de processen en de uitvoering van de interne controles heeft afstemming plaatsgevonden met de accountant.

Uit de interne controles vloeien aanbevelingen voort op het gebied van de bedrijfsvoering. In 2023 is er o.a. veel aandacht besteed aan de rechtmatigheid van de inkoop en het optimaliseren van de interne controle in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording.

De inrichting van de administratieve organisatie en interne controle is erop gericht om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van ons handelen te waarborgen en de risico's te beheersen.

Fraude
In de inrichting van processen en de interne controle wordt in principe rekening gehouden met het beheersen van frauderisico's.

De directie heeft op 6 oktober 2021 een plan van aanpak voor de fraude-risico-analyse 2021-2022 vastgesteld. In 2024 zal de raad op hoofdlijnen over de uitkomsten van deze analyse worden geïnformeerd.

In 2023 zijn geen fraudes vanuit de eigen organisatie geconstateerd.

Accountantscontrole
De raad is op 28 februari 2023 door middel van een raadsinformatiebrief op hoofdlijnen geïnformeerd over de uitkomsten van de interimcontrole 2022 van de accountant PSA en de reactie van het college daarop.

De accountant PSA heeft op 21 juni 2023 een defintief verslag uitgebracht in het kader van de controle van de jaarstukken 2022. Op 22 juni 2023 is dit verslag nader toegelicht in een I&O-vergadering. Het college heeft in een raadsinformatiebrief gereageerd op de bevindingen in het verslag.

De accountant ETL heeft op 12 oktober 2023 in een I&O-vergadering een toelichting gegeven op het controleplan 2023. Daarnaast is een aantal aandachtspunten voor de controle besproken. De raad heeft op 2 november 2023 ingestemd met het controleplan 2023 en de aandachtspunten voor de controle 2023.

In het najaar is de interimcontrole 2023 uitgevoerd. De raad wordt hierover in 2024 geinformeerd.