Rechtmatigheid

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Een verdere toelichting op de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in deze paragraaf. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is de toetsing aan het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium bepalend.

Begrotingscriterium

Lasten op programmaniveau, exclusief mutaties reserves

De raad heeft de budgetten voor de lasten en baten op programmaniveau vastgesteld.

De overschrijding en onderschrijding op de budgetten voor de baten zijn niet onrechtmatig, tenzij deze niet conform artikel 5 van de financiële verordening zijn gemeld/toegelicht. De onderschrijding op de budgetten voor de lasten zijn onrechtmatig, tenzij deze conform artikel 5 van de financiële verordening zijn gemeld/toegelicht. Alle betreffende onder- en overschrijdingen zijn conform artikel 5 toegelicht en daarmee rechtmatig.

De overschrijding op de budgetten voor de lasten zijn onrechtmatig, ook wanneer deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening acceptabel zijn. Acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag. Niet-acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag en in deze paragraaf. In onderstaand overzicht is op programmaniveau het gebruik van de budgetten voor de lasten weergegeven, en bij overschrijdingen aangegeven of ze acceptabel zijn.

Toelichting / beheersmaatregelen:

3. Verkeer en vervoer
De niet acceptabele overschrijding bestaat (in hoofdzaak) uit:
- € 100.000 hogere lasten doordat een taakstelling op de uitgaven van parkeren niet is gerealiseerd.
- € 408.000 hogere lasten door voor de veerboten hoger uitvallende inflatie op o.a. de brandstofkosten, een tijdelijk hogere bezetting door de aanloopproblemen van de elektrische veerboten en de reparatie van schades.

9. Volkshuisvesting, RO en Stedelijke Vernieuwing
De niet acceptabele overschrijding bestaat (in hoofdzaak) uit:
- € 71.084 hogere lasten voor enkele stedelijke vernieuwingsprojecten.
- € 378.155 hogere lasten voor enkele grondexploitaties.
- € 136.136 lagere lasten voor overige budgetten in dit programma.

Met een verbetering van de budgetbewaking en de periodieke bedrijfsvoeringsoverleggen is het streven overschrijdingen eerder te signaleren en de begroting eerder te wijzigen.

Mutaties reserves

Een afwijking op de mutaties reserves is onrechtmatig wanneer deze afwijkt van de besluitvorming van de raad. In onderstaand overzicht zijn op programmaniveau de mutaties reserves weergegeven, en bij afwijkingen aangegeven of ze onrechtmatig zijn.

Toelichting / beheersmaatregelen:

De afwijkingen zijn rechtmatig. Er zijn geen beheersmaatregelen nodig.

Investeringsbudgetten

De raad heeft de investeringsbudgetten per post vastgesteld. De onderschrijding op de afgesloten investeringsbudgetten zijn niet onrechtmatig, tenzij deze niet op grond van artikel 5 van de financiële verordening gemeld/toegelicht zijn. Alle betreffende onderschrijdingen zijn conform artikel 5 toegelicht en daarmee rechtmatig.

De overschrijdingen op de investeringsbudgetten zijn onrechtmatig, ook wanneer deze op grond van artikel 5 van de financiële verordening acceptabel zijn. Acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag. Niet-acceptabele onrechtmatigheden worden nader toegelicht in het jaarverslag en in deze paragraaf. In onderstaand overzicht is per overschrijding van een investeringsbudget bepaald of deze acceptabel is.

Toelichting / beheersmaatregelen:

De niet acceptabele overschrijding bestaat (in hoofdzaak) uit:
- € 81.000 lagere uitgaven voor de veerboten.
- € 25.000 hogere uitgaven voor een scharnierbare klep op het bunkerstation Gorinchem en het vervangen van de looproosters op de aanmeerlocatie Gorinchem.
- € 45.000 hogere uitgaven voor de aanleg van de kabels t.b.v. het elektrisch varen.
- € 45.000 hogere uitgaven voor diverse kosten walvoorzieningen.
- € 96.000 hogere uitgaven voor de stroompunten.
- € 20.000 hogere uitgaven voor de projectleiding stroompunten.
- € 14.000 hogere uitgaven voor de werkzaamheden aan de infrastructuur/openbare verharding voor stroompunten.
- € 212.000 hogere uitgaven voor accupakketten.

Met een verbetering van de budgetbewaking en de periodieke bedrijfsvoeringsoverleggen is het streven overschrijdingen eerder te signaleren en de begroting eerder te wijzigen.

Voorwaardencriterium

De raad heeft het normenkader 2024 (raadsbesluiten en hogere wetgeving waaraan voor de financiële beheershandelingen moet worden voldaan) vastgesteld op 17 oktober 2024. In 2024 zijn voor de naleving van het normenkader de volgende onduidelijkheden en fouten vastgesteld.

Toelichting / beheersmaatregelen:

A. Contracten boven de Europese drempel(s) die niet juist zijn aanbesteed of verlengd
- Dit betreft contracten die qua opdrachtwaarde boven de Europese drempel(s) uitkomen, maar niet Europees zijn aanbesteed. Sinds 2020 is dit probleem bekend. De oorzaken zijn verschillend:
- Een beperkt aantal contracten van een onrechtmatige inkoop is al voor 2020 afgesloten. Een aantal hiervan liep nog door in 2024, waardoor er sprake is van een onrechtmatigheid in 2024. Wanneer de contracten aflopen en er moet opnieuw worden ingekocht zal dit rechtmatig plaatsvinden.
- Enkele softwarepakketten zijn in het verleden niet rechtmatig ingekocht. Een voortijdige vervanging van deze softwarepakketten heeft ongewenste organisatorische gevolgen. Deze onrechtmatigheid zal daarom vooralsnog blijven bestaan. Wanneer besloten wordt tot vervanging van deze softwarepakketten zal dit rechtmatig plaatsvinden.
- Sommige zaken zijn rechtmatig ingekocht, maar door in het contractmanagement af te wijken van de voorwaarden rondom verlenging en indexering, is er alsnog sprake van een onrechtmatige inkoop. Inmiddels is er contractbeheer ingevoerd.

Voor een verdere professionalisering van de inkoop is de invoering van contractmanagement wenselijk.

B. Inhuur van personeel boven de Europese drempel, waarbij de opdracht niet juist is aanbesteed
De gemeente heeft een raamovereenkomst met een detacheringsbureau voor inhuur van externe medewerkers. Er is een procedure voor het geval het bureau in de ogen van de gemeente niet de gewenste medewerkers kan leveren om door de gemeente voorgedragen medewerkers via het bureau in te huren. Deze procedure wordt regelmatig niet gevolgd door de gemeente, soms omdat in te huren medewerkers hieraan niet willen meewerken.

De organisatie is nogmaals gewezen op deze procedure, en waar mogelijk zijn of worden herstelacties op lopende inhuur doorgevoerd.

C. Niet aanbesteden conform de Gids Proportionaliteit bij opdrachten onder de Europese drempel(s)
Onder de Europese drempel(s) is de gemeente verplicht om de Gids Proportionaliteit na te leven. Deze gids is mede daarom als basis gebruikt voor het lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uit interne controle is gebleken dat de gemeente regelmatig niet handelt conform het eigen inkoopbeleid, en daarmee ook afwijkt van de Gids Proportionaliteit. Formeel is het niet naleven van deze gids een rechtmatigheidsfout. Alleen hoeft deze fout op dit moment nog niet te worden gekwantificeerd en meegeteld te worden voor de 3%-verantwoordingsgrens. Wel moet deze afwijking worden vermeld, indien het niet om incidentele situaties gaat. Geconstateerd is dat regelmatig wordt afgeweken van de gids proportionaliteit. Daarom is dit, met waarde PM, vermeld in de tabel.

Vanaf 2025 worden opdrachten die met het nieuwe financiële systeem worden verstrekt en meer dan €12.500 bedragen automatisch aan de inkopers voorgelegd ter beoordeling van de naleving van de betreffende regels. Daarmee verwachten we uiteindelijk meer aan de Gids Proportionaliteit te kunnen voldoen, danwel hiervan op een juiste wijze vooraf gedocumenteerd en beargumenteerd af te wijken. Het oude financiële systeem, dat t/m het boekjaar 2024 werd gebruikt, kende deze mogelijkheid niet.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

In 2024 is het volgende misbruik of oneigenlijk gebruik vastgesteld.

Toelichting / beheersmaatregelen:
Geen misbruik of oneigenlijk gebruik vastgesteld.

Conclusie voor rechtmatigheidsverantwoording

Interne controle
In 2024 zijn de interne controles uitgevoerd op basis van het interne controleplan en het uitvoeringsprogramma 2024-2025. De interne controles dragen bij aan de kwaliteit van de organisatie en sluiten aan op de doelen van de organisatieontwikkeling. Op basis van de belangrijkste geldstromen, risico's en ontwikkelingen is beoordeeld welke processen gecontroleerd worden. Bij de selectie van de processen en de uitvoering van de interne controles heeft afstemming plaatsgevonden met de accountant.

Uit de interne controles vloeien aanbevelingen voort op het gebied van de bedrijfsvoering. In 2024 is er o.a. veel aandacht besteed aan de rechtmatigheid van de inkoop en het optimaliseren van de interne controle in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording.

De inrichting van de administratieve organisatie en interne controle is erop gericht om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van ons handelen te waarborgen en de risico's te beheersen.

Fraude
In de inrichting van processen en de interne controle wordt in principe rekening gehouden met het beheersen van frauderisico's.

In 2024 is een nieuwe fraude-risico-analyse opgesteld. Op basis van deze analyse worden er gefaseerd een aantal optimalisaties voor de administratieve organisatie uitgewerkt en vervolgens doorgevoerd om het risico van fraude nog beter te beheersen.

In 2024 zijn geen fraudes vanuit de eigen organisatie geconstateerd.

Accountantscontrole
De accountant heeft op 4 mei 2024 een boardletter uitgebracht over de interimcontrole 2023. In een raadsinformatiebrief van 29 mei 2024 heeft het college hierop een reactie gegeven.

Het college heeft op 11 juni 2024 met een raadsinformatiebrief een reactie gegeven op de bevindingen van de accountant in de controle van de jaarrekening 2023. De accountant heeft op 13 juni 2024 in een I&O-vergadering de bevindingen bij de controle van de jaarrekening 2023 toegelicht.

De accountant heeft op 10 oktober 2024 in een I&O/B&A-vergadering een toelichting gegeven op het controleplan 2024. Daarnaast is een aantal aandachtspunten voor de controle besproken. De raad heeft op 17 oktober 2024 ingestemd met het controleplan 2024 en de aandachtspunten voor de controle 2024.

In het najaar is de interimcontrole 2024 uitgevoerd. De raad wordt hierover in 2025 geïnformeerd.